如何管理看不到的员工

前些日子，我在意大利佛罗伦萨，参观米开朗基罗在500年前为美第奇家族所建的劳伦仙图书馆。这是个非常奇特的地方，充满了学习气息，既恬静又让人心神振奋。

但是，它已不再被当成图书馆使用，来访的都是观光客。连它的馆藏，事实上只要一张电脑光碟片，就能够尽览无遗。

我不禁要想，眼前的景象，会不会成为所有组织的明日象征?办公大楼会不会变成观光的博物馆，工作的心血会不会尽入磁片?

稍早，我曾经与一群图书馆学者讨论图书馆的未来。大家都同意，电脑荧幕与键盘，正逐渐取代书架上陈列的书籍和期刊。

虚拟图书馆

一位发行人说，他以后不用再出版刊物，直接将内容输入订户的资料库便可。另一人则说，未来再也用不上图书馆， 因为所有的资料都可以从家里的荧幕上得到。

第三人说，在美国维吉尼亚大学，要上图书馆，只需一个密码和一台数据机。又有人说，杜布洛夫尼克大学的图书馆甚至已经作废，换上了可以连接各国资料库的电脑。

谈论中，这些人开始看到一种趋势的形成：虚拟图书馆。图书馆变成一种概念，不再是地方；成为一种活动，而不再是建筑。对这些图书馆守护人来说，这种转变可能很可怕，也可能很令人兴奋。

图书馆最早开始面临这种虚拟趋势的挑战与机会。但是，随着企业对资讯的依赖度愈来愈高，企业也开始遭遇同样的难题。

我们也许会因为各种科技上的可行性，而被虚拟企业所迷惑。但是，虚拟所带来的各种管理与个人的问题，却更让人不得不重新思考：所谓的组织，究竟是什么?

过去的管理，效率与控制两者密不可分，而未来管理上的难题，就是你要如何管理看不到的员工?答案其实很简单：信任员工。但在简单答案之中，组织的定义，正在全盘转变。

如果不看科技这项因素，人类原本就有许多活动不需要有形的建筑做为总部。推销员便是最常见的例子，他们在不同的地方自行运作，看不到人却不会失去联络，我们根本不会想到要给他们一个像虚拟组织这么堂皇的名称。

最积极的例子，也许是推动这种“无地点观念”的英国开放大学(Open UniVety)。它当然有一个总部，但是，在总部几乎找不到任何学生或老师，它只是行政中心。开放大学的商业学校规模已经是全欧最大，但是没几个学生真正见过老师或其他的同学。以前，他们每年还会借用其他大学的校园，举办短期暑修课程，1995年起，开放大学开办了第一期的虚拟暑修课程，由学生自家中或办公室，利用校方提供的电子邮件、行动电话或视讯会议等技术上课，没有两个人是在同一地点、同一时间上课。

公室再见

企业界正在逐步追赶。许多企业现在组成各种不同的特别专案小组，根据特定的目的，在特定的时间内，由企业内外找来的人员负责完成任务。这些专案通常没有固定的办公地点，它们不是建筑物，而是活动；唯一可见的标记就是每人的电子邮件地址。

不久之后，当人人都有个人电话时，电话将不再属于任何特定的地方。我们打电话给别人时，不会知道对方在哪里，正在做什么。组织将无法再负担每周开放长达7天，却不到20个人使用的办公室，那已近乎奢侈。

未来，如果还有办公室这种东西存在，那将是一个类似联谊社的地方：会面、聚餐、寒暄，房间是保留给特定活动，而不是给特定人物专用。

但是，虚拟并非都如想像中那么有趣。一个世纪以来，有个自己的房间，或至少有张自己的桌子，已经成为一种安全的保障，归属感对多数人来说，就像目的感一样的重要。

电子邮件和语音邮件的优点很多，例如可以很立即，但是两者都跟与人当面沟通的感觉截然不同。当所谓的“虚拟”代表了“工作是你做的事，而不是你去的地方”的时候，真正感兴趣的人，恐怕没多少。

而无论喜不喜欢，经济与科技的演进，意味着将来走入虚拟世界的人，会愈来愈多。我们的同事不冉坐在走道的那一端，随时可以跟你开会或一起检讨进度。将来，因为大部分的会议都要事先排定才能开，所以会议次数渐减，很多人都必须学习：没有会议的组织，应该如何管理?

信任是上策

同时，我们也要慢慢习惯与看不见的伙伴共事、管理看不见的属下。这真的很不容易。管理者都希望能看得到属下在做什么、能够检查工作进度，或者能够随时介入，指派新任务。说得明白点，上级往往不信任他们的属下。

信任，正是问题的核心。

我们的组织方式，基本上都假设人是无法被信任或依赖的，所以才有各种监督制度来避免可能的人为疏失。不少人批评，这种“审查狂”就像病毒一般地侵袭整个社会，因为我们不再相信人类行事的动机。影响所及，员工也会说：“要是他们不相信我，我又何必以他们的需要为优先?”对于未来的虚拟企业来说，这种态度是致命伤。

如果我们想自虚拟企业获得效率等益处，就必须重新思考，如何管理......More↓↓↓